Les bonnes conditions pour géolocaliser son employé

Grégory Hénique — 05/05/2021

Introduction

bien que la surveillance des employés sur le lieu de travail soit courante et existe depuis un certain temps, il faut reconnaître que personne n’aime être surveillé.

la plupart des appareils numériques, notamment les smartphones, permettent de suivre les déplacements d’un employé à l’aide d’un gps.

En fait, c’est déjà une fonction par défaut car de nombreux outils en dépendent. Ainsi, qu’on le veuille ou non, les applications de la technologie de suivi gps continueront à se développer.

➛ en 2021, 60 % des entreprises ayant des activités sur le terrain suivent déjà leurs employés en temps réel lorsqu’ils sont hors du bureau (source : challenges, janvier 2021).

les entreprises demeurent obsédées par :

cette stratégie d’espionnage peut être facilement mise en place à l’aide d’un logiciel comme installé dans le téléphone qu’on vous remet au travail.

Par contre la géolocalisation ne peut être employée que dans des cas bien précis, que cet article va détailler. Notamment, la loi exige que vous soyez consentents.

➛ un conflit fondamental classique : le droit des employeurs à la surveillance contre le droit des employés à la vie privée.

si la surveillance des employés est une pratique inévitable, de plus en plus courante, comment mettre en œuvre cette surveillance de manière moins conflictuelle ?

Sommaire

  1. Les secteurs qui espionnent le plus leurs salariés
  2. Le logiciel cette application sur les téléphones intelligents
  3. La géo-clôture est une fonctionnalité de plus en plus populaire
  4. Les avantages du suivi par gps
  5. Productivité et efficacité : réduction des coûts
  6. L’application staffmap
  7. L’application timr
  8. L’application teletrac navman
  9. L’application vismo
  10. La surveillance des employés peut être intrusive
  11. Une atteinte à la vie privée peut conduire à des pratiques discriminatoires
  12. Que dit la loi sur la légalité du suivi des employés par gps ?
  13. Bonnes pratiques pour la mise en œuvre du suivi des employés par gps
  14. Expliquer la géolocalisation aux employeurs et aux employés
  15. Que peut faire un employé pour prévenir les abus de l’employeur dans le contexte de la technologie gps ?
  16. Conseils juridiques donnés aux employeurs pour bien mettre en place le suivi de leurs employés

Dans le monde des affaires, le gps est couramment utilisé

Les secteurs qui espionnent le plus leurs salariés

ce sont les entreprises impliquées dans des opérations de terrain en plein air, notamment :

les entreprises traditionnelles de services de suivi gps fournissent des services de suivi avec le matériel.

Des petits récepteurs

le matériel de suivi traditionnel se compose généralement de petits récepteurs qui peuvent être installés sans problème sur n’importe quel bien. Il peut également s’agir d’appareils portables professionnels de qualité industrielle destinés à des biens humains.

Des appareils de poche professionnels

les appareils de poche professionnels sont généralement dotés de meilleures options de connectivité conçues pour être utilisées dans des environnements difficiles, par exemple dans l’industrie minière, pétrolière et gazière.

Le suivi gps est également disponible sous forme :

Sur les téléphones intelligents

la plupart des applications de suivi gps sur les smartphones et les appareils traditionnels offrent des fonctions de géolocalisation de base telles que :

La géo-clôture est une fonctionnalité de plus en plus populaire

la technologie de la géoclôture permet aux employeurs de créer une « clôture virtuelle » le long d’une zone géographique prédéfinie, où l’employeur peut surveiller par des alertes via des sms ou des courriels de notification par poussée lorsque certains biens entrent ou sortent du périmètre.

Elle peut suivre la déviation des actifs par rapport à la zone d’expédition prévue, sans pour autant la suivre trop laborieusement en temps réel, 24 heures sur 24.

Lire sur notre blog

➛ que faire lorsque votre patron vous espionne ?

Les avantages du suivi par gps

les entreprises utilisent le suivi par gps pour accroître leur efficacité et leur productivité, et donc leur rentabilité.

Le suivi peut également contribuer :

Productivité et efficacité : réduction des coûts, augmentation de la rentabilité

il n’est pas difficile de voir comment les fonctions de suivi des employés par gps peuvent aider les entreprises à accroître leur efficacité et donc leur productivité et à réaliser des économies.

Dans le cadre d’une simple entreprise de gestion de flotte de camions, les gestionnaires peuvent facilement voir où se trouve chaque camion.

➛ comment le suivi d’une flotte accroît la productivité d’une entreprise ?

cela permet d’économiser sur les frais de carburant et les factures de téléphone, sur les appels incessants pour mettre à jour l’achèvement des tâches tout le temps.

De plus, les gestionnaires peuvent facilement constater la ponctualité des camions et les écarts par rapport aux itinéraires prévus, afin d’évaluer la productivité des chauffeurs et d’agir en conséquence.

Documentaire « salariés sous surveillance », 2019

https://www.youtube.com/watch?v=xcc711rk2fu

Ups est un exemple d’entreprise qui a bénéficié avec succès de la mise en œuvre du suivi par gps sur sa flotte

en 2009, ups a décidé de suivre ses camions de livraison en installant des dispositifs de suivi gps ainsi que 200 capteurs différents sur ses camions. Ces capteurs surveillent tous les aspects du comportement de conduite.

À partir de l’analyse des données, ils ont pu déterminer le nombre de livraisons qu’ils peuvent intégrer dans une journée de travail. Grâce à ces informations, ups a pu rationaliser ses activités commerciales en quatre ans.

l’entreprise ups a pu traiter 1,4 million de colis supplémentaires en utilisant 1 000 chauffeurs de moins.

Il s’agit d’une amélioration considérable de l’efficacité et de la productivité.

De nombreuses flottes sont désormais gérées avec le suivi par gps

utilisent des plateformes de localisation et de communication en temps réel pour optimiser et rationaliser l’exploitation des flottes.

Pour cela, elle s’appuient sur de véritables analyses de données identifiant les goulets d’étranglement potentiels dans l’exploitation de l’entreprise et la chaîne d’approvisionnement.

Plus récemment, la technologie de suivi gps est utilisée dans des contextes plus intéressants pour accroître l’efficacité et la productivité : je veux parler du suivi par gps dans les bureaux.

L’application staffmap

des applications telles que staffmap permettent aux responsables:

Un autre cadre intéressant est celui de l’hôpital

là où chaque seconde compte, l’efficacité et l’urgence des soins aux patients peuvent être une question de vie ou de mort.

Le suivi par gps des infirmières, généralement avec des badges traçables, gagne en popularité auprès des hôpitaux.

staffmap
staffmap

connaître la localisation d’une infirmière, grâce à un suivi en temps réel ou à une géo-clôture, permet aux administrateurs de contacter l’infirmière la plus proche des urgences pour s’en occuper. Cela permet d’améliorer l’efficacité des soins infirmiers et d’offrir aux patients un service plus rapide.

En plus, les prestataires de soins de santé équipent également de dispositifs de suivi gps leurs infirmières de terrain qui se rendent à domicile pour fournir des services. Grâce à ce dispositif, les infirmières peuvent planifier, générer des rapports, etc.

Responsabilité, conformité et inconduite

le gps et le suivi du temps peuvent améliorer la responsabilisation des employés, renforcer le respect de la loi et permettre de détecter toute faute.

Grâce au suivi par gps, les employeurs peuvent vérifier si leurs employés se trouvent à l’endroit et au moment où ils prétendent s’y trouver.

L’application timr

des applications comme timr :

par conséquent, les enregistrements de suivi par gps peuvent être une source crédible de preuves pour attraper les fautes des employés et ceux qui ne respectent pas les politiques de l’entreprise.

Par exemple, le suivi par gps peut permettre de suivre la vitesse à laquelle l’employé conduit pendant la livraison par rapport aux limites de vitesse imposées par l’entreprise. Tous ces éléments aident les employeurs à responsabiliser les employés, avec des preuves à l’appui pour éviter des litiges inutiles.

application timr
application timr

L’application teletrac navman

des applications comme teletrac navman fournissent une plate-forme simple permettant aux conducteurs de remplir et de soumettre à leurs supérieurs un rapport quotidien d’inspection de la voiture avant et après le voyage, afin de suivre les questions de sécurité.

teletrac navman fournit également une plate-forme pour suivre le kilométrage total de la flotte à l’international.

Le suivi des employés par gps peut être mis en œuvre à des fins de sécurité

les compagnies pétrolières disposant d’actifs à distance suivent leurs inspecteurs travaillant dans des zones éloignées pour des raisons de sécurité.

Au canada, les travailleurs des sables bitumineux et les inspecteurs des champs pétrolifères sont équipés d’un système de suivi par gps pour enregistrer leurs activités, en partie pour recueillir des données mais surtout pour des raisons de sécurité.

Les employeurs peuvent également utiliser des applications comme vismo pour aider leurs employés dans des situations difficiles.

L’application vismo

vismo permet de gérer les crises d’assistance.

La plateforme vismo permet de localiser les employés dans le monde entier et de consulter leurs parcours historiques.

vismo application
vismo application

en cas de crise, l’application vismo informe les employeurs et peut rester en contact avec eux par le biais de notifications « sms push« .

Cela peut être utile :

Le bouton de panique de vismo est accessible sur des articles vestimentaires comme l’apple watch.

La surveillance des employés peut être intrusive

…ils peuvent le faire, et légalement sur le lieu de travail.

Il est compréhensible que la mise en œuvre du suivi par gps chez les employés se heurte à certains problèmes de refus de la part des employés. Le suivi de la localisation des employés est un sujet très sensible car il tourne à l’atteinte à la vie privée.

Il est dans la nature humaine de vouloir être libre de tout jugement constant, loin de la pression constante des regards.

surveiller ses employés au travail
surveiller ses employés au travail

après tout, les employés sont des êtres humains qui ont une vie privée et viennent avec un bagage humain de secrets à cacher, avec des émotions et des habitudes.

Il est certain que l’idée d’être surveillé pendant tant d’heures chaque jour de travail peut faire craquer n’importe quel employé, surtout si le patron est féroce et que le risque de perdre son emploi est élevé.

Le suivi par gps peut être interprété à tort comme le message offensant d’un employeur qui manque de confiance en ses employés

le suivi par gps peut parfois être interprété à tort comme un message offensant d’un employeur qui manque de confiance dans ses employés.

S’il n’est pas géré, il peut conduire à une relation inconfortable entre l’employeur et l’employé, ce qui pourrait gravement affecter le moral des employés de manière négative.

traqueur gps détecté
traqueur gps détecté

les employés hésiteraient alors encore plus à être suivis. Et cela peut constituer un défi pour les employeurs qui cherchent à mettre en œuvre de telles politiques de suivi, surtout pour la toute première fois.

Ce processus peut être très stressant et contre-productif, tant pour les employeurs que pour les employés.

Une atteinte à la vie privée peut également conduire à des pratiques discriminatoires

une direction irresponsable qui connaît le style de vie et les préférences de son employé risque de discriminer ce dernier en terme de :

Que dit la loi sur la légalité du suivi des employés par gps ?

➛ quels sont les seuils qui séparent la pratique légale de la pratique illégale du suivi par gps des employés ?

en général, il est plutôt établi que la surveillance des employés sur le lieu de travail pendant les heures de travail est tout à fait légale et courante.

…il est généralement légal de surveiller l’utilisation par les employés des biens de l’employeur, notamment les ordinateurs, les ordinateurs portables, les téléphones mobiles, internet et les courriels professionnels, à condition que les employés en soient informés.

Mais certains pays exigent des employeurs qu’ils prennent des mesures supplémentaires avant de mettre en œuvre cette mesure.

un gps dans un véhicule

par exemple, en indonésie, avant la mise en œuvre, les employeurs doivent obtenir un « certificat électronique » du ministère de la communication.

Ils doivent également s’assurer de la disponibilité des données pour l’audit.

➛ règles de contrôle européennes avant de pouvoir localiser un employé

en europe, les employeurs sont tenus de respecter les règles de contrôle afin de garantir, entre autres :

le suivi par gps est considéré par de nombreux tribunaux comme une forme acceptable de contrôle.

La jurisprudence montre qu’il existe 2 paramètres juridiques que les employeurs avisés devraient suivre pour savoir quand et comment la surveillance par gps peut être effectuée.

➛ la surveillance par gps peut être effectuée sur les employés à condition qu’il y ait un objectif commercial légitime et des circonstances pour le faire.

toute forme de suivi doit être pertinente et justifiable pour les activités liées au travail.

Par exemple, il est plus difficile de justifier le suivi d’un comptable de bureau que celui d’un vendeur à domicile.

➛ le suivi par gps ne doit être effectué que pendant les heures de travail

la plupart des employés comprendraient et accepteraient qu’ils puissent être suivis pendant les heures de travail. Après tout, ils sont censés travailler.

Donc, si un livreur travaille la nuit, ce sera son heure de travail et il est normal qu’il ne soit suivi que pendant ce quart de travail.

Il est plus difficile de justifier toute forme de contrôle au-delà d’un horaire de travail déterminé et convenu.

Espionnez le matériel de l’entreprise, pas le matériel personnel de l’employé

Utilisation d’actifs appartenant à l’employeur ou aux employés

ce que l’on sait, c’est qu’il est généralement acceptable de surveiller les employés sur les biens appartenant à l’employeur, bien que cela ne donne pas à ce dernier un droit de regard en blanc :

dans le cas d’un actif appartenant à un employé, les deux mêmes paramètres juridiques s’appliquent, mais les employeurs doivent informer l’employé qui fait l’objet du suivi et obtenir son consentement.

Biens appartenant à l’employeur

dans l’affaire elgin c. Coco-cola bottling co (2005), l’employeur a fixé un dispositif gps sur le véhicule de l’employé suspect afin d’enquêter sur l’argent liquide manquant dans ses distributeurs automatiques.

L’employé a finalement été déclaré innocent. Au cours de l’enquête, il a découvert la localisation du gps et a poursuivi l’employeur pour « intrusion dans l’intimité », essentiellement un délit d’atteinte à la vie privée.

s'orienter dans un grand carrefour

le tribunal a décidé que la demande était rejetée parce que le véhicule appartenait à l’employeur et que l' »intrusion » ne concernait que l’emplacement du véhicule, qui appartient à l’entreprise.

Les employés qui utilisent les biens de l’entreprise doivent s’attendre à être surveillés et ne doivent pas s’attendre à ce que leur vie privée soit respectée lorsqu’ils les utilisent.

➛ le raisonnement est le suivant

si le lieu de travail se trouve dans un véhicule de l’entreprise, il n’est pas plus différent que dans un bureau de l’entreprise utilisant des équipements appartenant à l’entreprise.

Les employeurs sont également autorisés à installer un dispositif de repérage gps dans tout véhicule appartenant à l’employeur, comme ils le souhaitent.

Il est toutefois demandé d‘informer les employés de l’utilisation d’un dispositif de repérage par gps dans le cadre de l’activité de l’entreprise.

Et pour espionner un smartphone ?

aux etats-unis, l’affaire arias contre intermex wire transfer (2015) montre que même pour les appareils appartenant à l’employeur, en l’occurrence un smartphone, cela ne donne pas à l’employeur le droit de surveiller comme il le souhaite.

S’il n’y a pas d’objectif commercial légitime et si le suivi est effectué 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, même en dehors des heures de travail, l’employeur sera toujours passible de poursuites.

bannière 'espionner un téléphone'

l’affaire concerne un employé de commerce californien qui prétendait être sous surveillance même en dehors des heures de travail. La plaignante, myrna arias, possèdait un smartphone fourni par l’entreprise et avait accepté d’être surveillée, mais uniquement pendant les heures de travail.

➛ l’affaire arias contre intermex wire transfer (2015)

comme l’employée était dans la vente et devait répondre aux appels des clients, on lui a demandé de garder l’appareil allumé en permanence, ce qui signifiait qu’elle devait également garder le traceur gps allumé en permanence.
l’application streetsmart (xora) qu’elle utilisait était dotée d’une fonction d’horloge d’entrée et de sortie, mais il n’y avait aucun moyen de désactiver spécifiquement le suivi gps.
en plus, son responsable avait explicitement mentionné qu’elle était effectivement surveillée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Lorsqu’elle a fini par désinstaller complètement la fonction de suivi gps de son appareil, en désaccord avec le fait qu’elle était suivie en dehors des heures de travail, elle a été licenciée.
elle a alors intenté une action en justice pour plusieurs motifs :
  • Dont le licenciement abusif
  • L’atteinte à la vie privée
  • Et les pratiques commerciales déloyales

…réclamant plus de 500 000 dollars de dommages-intérêts pour perte de revenus.

bien que l’affaire ait finalement été réglée à l’amiable sans décision de justice en soi, elle a donné des indications sur ce à quoi les employeurs doivent veiller lorsqu’ils délivrent des appareils de l’entreprise, ou des appareils personnels d’ailleurs, qui font l’objet d’un suivi :

Géolocaliser les biens appartenant aux employés

pour les biens appartenant aux employés, comme les véhicules personnels utilisés pour les affaires de l’entreprise, les employeurs doivent obtenir le consentement de l’employé pour installer le suivi par gps.

Le suivi par gps est donc une forme de surveillance acceptable, mais il y a des limites.

La mise en œuvre du suivi par gps nécessite un objectif commercial légitime, le suivi ne peut avoir lieu que pendant les heures de travail et il est indispensable de demander le consentement de l’employé suivi.

la connaissance de ces limites aide les employeurs à réduire les risques juridiques.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre du suivi des employés par gps

1/ Quel document l’employeur doit-il envoyer à la cnil ?

L’employeur doit tout simplement remplir le pdf disponible ici, il s’agit d’une déclaration normale à envoyer à la cnil.

Dans ce formulaire, il devra notamment expliquer que la géolocalisation demandée est justifiée et proportionnée aux buts recherchés. Utiliser par exemple des arguments tels que :

2/ Comment justifier que la géolocalisation de mes employés est bien proportionnelle au but recherché et n’atteint pas leur liberté individuelle ?

Pour bien s’imprégner de l’idée de « proportionnalité » dans le cadre de la surveillance des employés, il faut relire l’article 6 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés :

Un traitement ne peut porter que sur des données à caractère personnel qui satisfont aux conditions suivantes :

3/ Dans quel cas un patron peut-il géolocaliser son employé ?

S’il ne peut pas effectuer le contrôle de son salarié d’une autre façon. Cela sous-entend les conditions suivantes :

Bien entendu, pour être en accord avec la cnil, il faut que l’enregistrement des données n’ait pas lieu hors du temps de travail de l’employé.

Le problème qui se pose, c’est donc pour les employés qui bénéficient d’un véhicule de fonction géolocalisé.

4/ Le cas du trajet domicile / travail

Dans ce cas précis, la géolocalisation ne devra pas être effectuée durant le trajet domicile / travail, mais uniquement durant les trajets indispensables à l’emploi.

Le problème est le même pour les arrêts de travail de l’employé : durant ses arrêts de travail, il ne doit pas être surveillé par son employeur, comme l’a confirmé un arrêt de la cour de cassation du 23/01/2013 (cette affaire était relative à un patron qui avait fait scandale dans la salle de bridge où jouait un de ses employés en arrêt maladie).

5/ Le cas du temps de pause

6/ Le cas des vrp

Les vrp ou les employés à domicile ne peuvent donc pas être géolocalisés puisqu’ils sont censés bénéficier d’une liberté dans leur organisation.

➛ autrement dit : ils sont payés au service rendu et non au temps de travail passé.

Inversement, cela ne s’applique pas aux routiers ou aux chauffeurs qui, eux, pourront être touchés par cette surveillance si les conditions ci-dessus sont respectées.

7/ Dans quel cas la surveillance de l’employeur est obligatoire et non plus facultative ?

Cette surveillance sera d’autant plus justifiée que l’employé court des risques dans l’exercice de son travail.

La cour de cassation explique bien à ce sujet que, par exemple dans le cas des installations nucléaires, l’employeur est tenu de suivre les empreintes de ses employés dans les réacteurs nucléaires afin de savoir où ils se trouvent en temps réel. (cf. Source)

 8/ Quels textes sont obligés d’être respectés par l’employeur ?

Tout d’abord l’article 8 de la convention européenne des droits de l’homme :

article 8 de la cedh

Cet article évoque le droit au respect de la vie privée et familiale de l’employé (voir ici la cedh au complet).

Ensuite l’employeur doit respecter aussi l’article l1222-4 du code du travail, comme quoi la collecte des informations personnelles de l’employé nécessite l’accord de ce dernier.

9/ Contrôler et surveiller un employé, c’est une chose. L’enregistrer c’est autre chose

C’est ce qu’explique l’audience publique du mercredi 20 novembre 1991, n° de pourvoi en cassation 88-43120 :

…Si les enregistrements opérés ont constitué un procédé déloyal à l’égard de ceux dont les propos ont été insidieusement captés, ils ne doivent être écartés du débat que seulement s’il est avéré que la production de ces éléments a concrètement porté atteinte au droit à un procès équitable (…)

il faut faire la différence entre géolocaliser un employé et enregistrer ses localisations.

on peut regarder où il se trouve en temps réel sans enregistrer le trajet sur son disque dur.

il existe certaines mesures que les employés et les employeurs peuvent prendre pour mieux mettre en œuvre le suivi par gps, notamment pour réduire le stress et l’inconfort qu’il procure aux employés. L’essentiel : être toujours raisonnable.

Expliquer la géolocalisation aux employeurs et aux employés

Suggestions aux employés

pour commencer, les employés doivent comprendre et se rendre compte que la surveillance au travail et pendant les heures de service est une pratique généralement acceptée, qui existe depuis longtemps dans les entreprises du monde entier.

un employé téléphone abusivement au travail

ils doivent donc accepter une certaine forme de contrôle, en particulier avec les progrès technologiques qui permettent d’utiliser davantage de méthodes.

Tant que la surveillance est légale et n’empiète pas sur la sphère personnelle, elle reste raisonnable et l’employé doit tenir compte de tout stress lié à son travail.

Que peut faire un employé pour prévenir les abus de l’employeur dans le contexte de la technologie gps ?

  1. La meilleure chose qu’un employé puisse faire pour lui-même est de se renseigner sur le fonctionnement de la technologie gps et sur la législation locale en matière de suivi gps.
  2. Ils peuvent demander le soutien du syndicat et lancer une initiative collective à ce sujet. Les employés ignorants ont tendance à être plus exposés aux abus, car ils ne connaissent pas leurs droits et les problèmes qui se posent.
  3. Les employés doivent lire attentivement les politiques qu’ils signent, en particulier lorsque la surveillance prend effet, et poser des questions lorsqu’ils ne sont pas sûrs.

Suggestions aux employeurs

les employeurs qui envisagent d’utiliser le gps pour suivre leurs employés devraient se renseigner sur la législation relative à cette mise en œuvre.

consultez toujours un avocat pour vérifier si le suivi par gps est conforme à la législation locale en matière :

Les employeurs ne devraient envisager de s’engager dans la surveillance que si les besoins de l’entreprise l’emportent sur les risques et les coûts.

Conseils juridiques donnés aux employeurs pour bien mettre en place le suivi de leurs employés

même si la politique est légale, il est important d’éviter tout excès de zèle dans le suivi des employés.

Il faut dire aux dirigeants de ne pas en faire un usage excessif.

Les employeurs doivent avoir le sentiment que le système n’est pas utilisé de manière abusive pour des raisons autres que la conduite de l’entreprise.

oreillette bluetooth

Une mise en œuvre réussie nécessite la coopération des groupes d’employés et des syndicats de travailleurs

il est préférable d’être franc en ce qui concerne le suivi du personnel, même si, dans le même temps, les employeurs doivent rester sensibles à l’inconfort que le suivi impose aux employés.

Expliquer l’avantage commercial de la surveillance pour l’entreprise et même pour les employés

Pour aller plus loin

➛ comment détecter un dispositif d’écoute, d’espionnage et de traçage gps
Source : https://untelephone.com/conditions-a-remplir-pour-geolocaliser-son-employe/
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